Vom Home Office zum Smart Office

Gerade in der heutigen Situation, in der ein Coronavirus ganze Arbeitsweisen verändert, spüren wir es ganz Besonders: In einer auf Effizienz und globale Vernetzung ausgerichteten Arbeitswelt ist die Entwicklung fortschrittlicher Arbeitsmodelle die Voraussetzung zum Erfolg eines jeden Unternehmens. Zu den naheliegendsten Maßnahmen zählen die Digitalisierung sämtlicher Dokumente, Flexibilität am Arbeitsplatz, sowie das Arbeiten im Homeoffice und – besonders eine in den letzten Jahren stark geforderte Arbeitsform – Mobiles Arbeiten.

Studien zeigen, dass bereits 40 Prozent aller deutschen Unternehmen in Stellenausschreibungen bereits mit Flexibilität am Arbeitsplatz und optionalem Homeoffice werben. Obwohl die Unabhängigkeit vom Arbeitsort oft als attraktives Aushängeschild in der Werbung neuer Mitarbeiter präsentiert wird, bietet das Mobile Arbeiten und die Arbeit im Homeoffice natürlich auch Vorteile für Arbeitgeber: Arbeitsabläufe können in beiden Modellen effizienter gemacht werden, der Anfahrtsweg und das Geld für Büroräume gespart werden. Durch die derzeit weltweit veränderte Situation müssen Unternehmen sich besonders flexibel auf die neuen Anforderungen einstellen können und nutzen!

Damit Arbeitsprozesse und administrative Aufgaben auch im Mobile Office problemlos ablaufen können, müssen Arbeitgeber und Mitarbeiter in der Digitalisierung und Umstrukturierung routinierter Abläufe zusammenarbeiten. In diesem Blog-Post klären wir daher unter anderem, welche Maßnahmen Sie als Unternehmer vornehmen müssen, um das Arbeitsmodell des Mobile Office durchzusetzen und wie Sie bedarfsspezifische Lösungen für die Problematik der Datensicherheit auf mobilen Endgeräten finden.

Homeoffice, Mobile Office, Telearbeit – wo liegt der Unterschied?

Bis vor einigen Jahren wurde die Begriffe ‘Mobile Office’ und ‘Home Office’ noch weitgehend gleichgesetzt. So konnten Mitarbeiter das Büro auf Wunsch etwas früher verlassen und bei Bedarf noch zu erledigende Aufgaben auf dem Firmen-Laptop mit nach Hause nehmen und den Schreibtisch im eigenen Wohn- oder Schlafzimmer in ein ‘Hausbüro’ (=Homeoffice) umzuwandeln. Auch das vorübergehend ins Ausland verlagerte Arbeiten während Geschäftsreisen ist in den meisten Unternehmen schon lange gängige Praxis.

Im Zeitalter der globalen Digitalisierung verdient das Mobile Arbeiten (auch Remote Work oder Mobile Office) allerdings eine eigene Definition. Intelligente und leistungsstarke Smartphones können heute die meisten Funktionen eines Computers oder Laptops übernehmen und lassen sich somit als vollwertige Arbeitsgeräte einsetzen. Weiter bieten fortschrittliche Technologien und unternehmensinterne Softwarelösungen wie virtuelle Telefonanlagen uns die Möglichkeit, den Arbeitsalltag nicht nur bequem von zu Hause aus zu erledigen, sondern wichtige Anrufe, E-Mails und andere Arbeitsabläufe unterwegs auf dem Laptop oder Handy zu erledigen. Sogar die komplette Ortsunabhängigkeit vom Arbeitsplatz ist heute denkbar und veranlasst die Gründung virtueller Unternehmen (englisch: Mobile Workforce ), deren Mitarbeiter ausschließlich im Mobile Office arbeiten und Online über sogenannte Smart-Office Tools kommunizieren.

Weiter muss man in der Definition moderner Arbeitsmodelle die Telearbeit von dem Modell des Mobile Office unterscheiden. Als Telearbeit bezeichnet man fest eingerichtete Arbeitsplätze im privaten Haushalt der Beschäftigten, welche unter der Vereinbarung festgelegter Arbeitszeiten im dauerhaften Homeoffice mobil arbeiten können. Effektiv ist die Telearbeit besonders für Online Call-Center, die ihren Arbeitnehmern den Komfort der eigenen vier Wände wählen lässt. Die Flexibilität in der Gestaltung der Arbeitszeiten der Mitarbeiter ist im Arbeitsmodell der Telearbeit im Gegensatz zum Mobilen Arbeiten allerdings begrenzt.

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Mobiles Arbeiten – bietet Vor- und Nachteile für Arbeitgeber & Arbeitnehmer

Gesellschaftliche Phänomene wie der demografische Wandel, Digitalisierung und Globalisierung verschiedenster Lebensbereiche oder besonders die aktuelle Herausforderung im Umgang mit dem COVID-19 (Coronavirus) fordern die Anpassung konservativer Arbeitsmodelle. Speziell in der Generation der Millennials (nach Definition Geburtsjahr 1981 bis 1996) werden Werte wie Freiheit und Unabhängigkeit sowohl in unserem Privatleben, als auch am Arbeitsplatz großgeschrieben und immer essentieller. Mobiles Arbeiten spricht seit den Ereignissen der letzten Wochen nicht nur die Bedürfnisse der Millennials und folgender Generationen direkt an denn sie erlaubt Mitarbeitern die bessere Vereinbarung von Beruf und Familie. Mütter und Väter können so zum Beispiel im Krankheitsfall oder generellem Betreuungsbedarf eines Kindes von zu Hause aus Arbeiten. Auch können Hobbys und körperliche Aktivität als Ausgleich zur geistigen Arbeit wie im Arbeitsmodell des Mobile Office besser unter einen Hut gebracht werden und berücksichtigen damit das Prinzip der Work-Life-Balance.

Auch nach der Corona-Thematik wird das Berufsleben weiter gehen (müssen). Um so wichtiger ist es, die neu gewonnen Vorzüge des Mobilen Arbeitens weiterhin zu nutzen oder auszubauen. Die Flexibilität des Arbeitsplatzes eliminiert den Stress, morgens trotz Berufsverkehrs pünktlich im Büro anzukommen. Stattdessen kann die Deadline für ein Projekt stressfrei im Zug oder im Café um die Ecke erfüllt werden. Ein regelmäßiger Ortswechsel kann außerdem zur Steigerung der Kreativität und Verbesserung der Produktivität in der Arbeit Ihrer freiheitsliebenden Mitarbeiter führen. Oft geben Arbeitnehmer, denen die Möglichkeit des ortsunabhängigen Arbeitens offen steht, sogar an, sich enger mit dem Unternehmen und den Kollegen verbunden zu fühlen und mehr Spaß an der Arbeit zu haben.

Obwohl die Umstellung auf Mobiles Arbeiten die Digitalisierung sämtlicher Unternehmensprozesse voraussetzt, bringt die Investition in einen mobilen Arbeitsplatz Ihnen als Arbeitgeber auf lange Sicht nicht nur Sympathiepunkte Ihrer Mitarbeiter ein, sondern spart auch Geld. Im Stau verlorene Arbeitszeit, sowie Kosten für Arbeitsplätze und Büroausstattung fallen weg oder können reduziert werden. Und sind die Endgeräte Ihrer Arbeitnehmer erst einmal mit unternehmensinternen Software ausgestattet, halten sich auch die Ausgaben für Wartung und Updates entsprechender Einrichtungen in Grenzen.

Mobiles Arbeiten: durch klare Regelungen Nachteilen vorbeugen

Sowohl Führungskräfte als auch Angestellte haben oftmals einige Bedenken, bevor der Plan eines mobilen Arbeitsmodells in die Praxis gesetzt und den Ansprüchen beider Parteien gerecht werden kann. Lassen sich Pflichten, Arbeits- und Ruhezeiten, sowie die geforderte Erreichbarkeit trotz der flexiblen Natur der Arbeitsform effizient regeln und einhalten? Wird mein Chef mich von nun an rund um die Uhr anrufen und mein Privatleben beeinträchtigen? Können Zugänge zu wichtigen Datenbanken auch außerhalb des Büros ausreichend geschützt werden? Obwohl Fragen wie diese in der Vorbereitung auf eine ortsunabhängige Form des Arbeitens durchaus berechtigt sind, können Zweifler beruhigt sein. Werden Aufgaben und Pflichten in einem rechtmäßigen Vertrag zwischen Angestellten und Vorgesetzten eindeutig und arbeitsrechtlich formuliert, dann können Unklarheiten im Vorfeld beseitigt werden. Der Einsatz einer entsprechenden Software kann den ortsunabhängigen Zugang zu Unternehmensdaten ermöglichen und gleichzeitig die Absicherung sensibler Informationen gewährleisten.

Voraussetzungen für Mobiles Arbeiten

Um einen Betrieb auf die Arbeit im Mobile Office ordnungsgemäß vorzubereiten, müssen seitens des Arbeitgebers gewisse Voraussetzungen erfüllt werden. Dazu gehört nicht nur die Ausstattung der Beschäftigten mit den passenden mobilen Endgeräten, sondern auch entsprechende Vereinbarungen zum mobilen Arbeiten im Arbeitsvertrag, sowie die Wahrung eines rechtlichen Rahmens nach dem Arbeitsschutzgesetz. Bei Conbato erfahren Sie mehr über die rechtlichen Grundlagen für mobiles Arbeiten und nötige Betriebsvereinbarungen mobiler Arbeitsmodelle.

Rechtliche Grundlagen für das Mobile Office

Möchten Sie als Unternehmen Ihren Mitarbeitern die Möglichkeit zum Mobilen Arbeiten bieten, müssen im Hinblick auf das Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG) und die Bildschirmverordnung bestimmte Punkte im Arbeitsvertrag erwähnt werden.

Da die Kontrolle der Arbeitsverhältnisse, geleistete Stunden, Überstunden und Präsenz außerhalb des Büros für den Arbeitgeber in der Regel schwieriger ist, sollten vertragliche Schutzmechanismen die Arbeit im Mobile Office regulieren. Trotz der erschwerten Gefährdungsbeurteilung am Arbeitsplatz muss der Vorbeugung von Arbeitsunfällen, sowie physischer und psychischer Überbelastung (z.B. durch Nutzung von Bildschirmen) auch im Rahmen des Mobile Office außerhalb des Büros höchste Priorität gelten.

Als Führungskraft sind Sie dazu verpflichtet, Ihre Beschäftigten mit technisch einwandfreien Arbeitsgeräten zu versorgen, geregelte Arbeitszeiten und der Gesundheit dienende Pausen und Ruhezeiten vertraglich zu definieren. Der Geltungsraum von Leistungen einer betrieblichen Kranken- und Unfallversicherung muss gegebenenfalls angepasst werden.

Mobiles Arbeiten: Betriebsvereinbarung als Grundvoraussetzung

Die Betriebsvereinbarung berücksichtigt Standpunkte des Arbeitnehmers auf der einen und des Mitarbeiters (vertreten durch den Betriebsrat) auf der anderen Seite. So kann der Arbeitgeber je nach Aufgabe des Beschäftigten anstelle des Auftauchens im Büro die verpflichtende Online Präsenz eines Mitarbeiters zu bestimmten Arbeitszeiten festlegen. Auf der anderen Seite müssen auch die Rechte des Arbeitnehmers geschützt und sowohl in der Betriebsvereinbarung als auch in der Dienstverordnung festgelegt werden. Mobiles Arbeiten darf nach dem Gesetz für Arbeitsschutz nicht mit ständiger Erreichbarkeit des Beschäftigten gleichgesetzt werden. Auch ist im Arbeitszeitgesetz gesetzlich vereinbart, dass die gesamte Arbeitszeit eines Beschäftigten einen Zeitraum von 8 Stunden pro Tag nicht überschreiten darf (§ 3 ArbZG).

Geleistete Stunden und Überstunden müssen daher unabhängig vom Arbeitsort entweder manuell oder automatisiert mithilfe eines an Arbeitsgeräte gekoppelten Zeitmessers dokumentiert und nachvollzogen werden können. Ein angemessener Umfang der Präsenz-Arbeitszeit (entweder in Stunden oder in einem zeitlichen Rahmen) wird zwischen dem Betriebsrat und dem Arbeitgeber vereinbart und zusätzlich im Arbeitsvertrag des Beschäftigten schriftlich festgehalten.

Smarte Lösungen für Mobiles Arbeiten

Die Umrüstung auf einen mobilen Arbeitsplatz findet auf mehreren Ebenen statt. Neben Anpassung der Arbeitsverträge und Betriebsverordnungen ist besonders die Erfüllung technischer Voraussetzungen hinreichend für die Durchführung der ortsunabhängigen Tätigkeit eines Unternehmens. Stationäre, im Büro untergebrachte Arbeitsgeräte, sowie mobile Endgeräte der Mitarbeiter werden in den meisten Fällen zunächst mit einer unternehmensinternen Software ausgestattet, die eine kabellose Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen im Büro und im Mobile Office arbeitenden Kollegen zu ermöglichen. Je hochwertiger die mobilen Endgeräte (Laptops, Smartphones, Tablets) Ihrer Mitarbeiter sind, desto einfacher und reibungsloser schafft Ihr Unternehmen den Sprung in die Ortsunabhängigkeit.

Wir bei Conbato beobachten stetig die neuesten technischen Entwicklungen um Sie und Ihre Mitarbeiter bei der Digitalisierung der Arbeitswelt zu unterstützen. Wir versorgen Sie zum Beispiel mit leistungsfähigen Smartphones, die diverse Aspekte des Arbeitens von unterwegs zum Spaziergang machen. Zu unserem Portfolio zählen unter anderem zukunftsweisende Anwendungen und Management Systeme wie Samsung DeX und SOTI MobiControl als Smarte Lösungen für Mobiles Arbeiten.

Smarte Lösungen für Mobiles Arbeiten

Samsung DeX ist ein Desktop-Modus von Android, der von Samsung speziell für das Smartphone als Kernstück des ortsunabhängigen Arbeitsplatzes entwickelt wurde. Je nach Gerät und Zubehör können Smartphones, Laptops oder Tablets Ihrer Mitarbeiter über eine entsprechende Docking-Station mit dem Monitor gekoppelt oder via USB-C-Kabel mit einem PC oder Mac verbunden werden. Das Resultat ist äußerst effektiv: Mit Samsung DeX wird das als Arbeitsgerät eingesetzte Endgerät zum Desktop-Computer und kann so unternehmensinterne Software direkt auf einen beliebigen Desktop projizieren. Im Homeoffice oder Mobil Office arbeitende Beschäftigte haben dank der neuen Android Technologie die Möglichkeit, ihre Arbeitswelt flexibel zu verlagern, ohne die Zusammenarbeit mit Kollegen und Vorgesetzten komplizierter zu machen. Voraussetzung für die Einführung dieser innovativen Funktion ist ein Android Endgerät der Reihe Samsung Galaxy S8 und S8+, Note 8, S9 und S9+, Note 9, S10, S10+ und S10e, Tab S4, Note 10 oder Note 10+, DeX Station, DeX Pad und DeX Cable. Für die Steuerung mit Maus und Tastatur kann entsprechendes Zubehör über Bluetooth mit den genutzten Geräten verbunden werden.

Mobiles Arbeiten & Datenschutz

Mobiles Arbeiten bringt unbestreitbare Vorteile für Arbeitnehmer und Arbeitgeber mit sich, verschärft in den Augen von Skeptikern allerdings die Problematik der Datensicherheit immens. Aber gibt es wirklich Grund zur Beunruhigung? Business Mobility funktioniert nur dann, wenn Angestellte und Vorgesetzte auch außerhalb des Büros Zugriff auf das Firmennetzwerk haben. Die Gefahr von Datenmissbrauch und Informationsdiebstahl durch Dritte wird erhöht, sobald sensible Daten das unternehmensinterne Netz verlassen und über eine öffentliche Internetverbindung an die entfernten Endgeräte Ihrer Mitarbeiter übertragen werden müssen. Zusätzlich können mobile Geräte wie Smartphones schnell gestohlen oder anderweitig abhandenkommen – so gesehen ist die Befürchtung eines verschärften Risikos von Datenmissbrauch durch Mobiles Arbeiten also gerechtfertigt. Als Unternehmen können Sie aber durchaus entsprechende Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz Ihrer Daten vornehmen. Mobile Device Management bietet Unternehmen eine umfangreiche Lösung für die sichere Zusammenarbeit zwischen internen Arbeitsgeräten und mobilen Endgeräten wie Smartphones.

Mobiles Arbeiten dank Mobile Device Management

Um den Anforderungen flexibler Arbeitsmodelle gerecht werden zu können, ohne dabei die Sicherheit Ihrer Daten einbüßen zu müssen, finden Sie bei Conbato als Top-Partner von SOTI zwei hochinnovative Mobile Device Management Lösungen. Ziel dieser Software-Programme ist die verlässliche Absicherung von Smartphones und anderen mobilen Arbeitsgeräten im Homeoffice oder unterwegs. Für Conbato sind Mobiles Arbeiten und Datenschutz keine unvereinbaren Begriffe, sondern ein vielversprechendes Konzept der Zukunft.

SOTI MobiControl

SOTI MobiControl ist eine umfangreiche Enterprise Mobility Management Lösung, welche diverse Android, iOS, Linux, macOS und Windows Geräte unterstützt und sensible Daten zwischen stationären Arbeitsgeräten und mobilen Endgeräten sicher transportiert. Des Weiteren sorgt das von SOTI entwickelte Business Mobility System dafür, dass Ihre Mitarbeiter produktiv arbeiten können und ohne Probleme auf nützliche Apps und öffentliche Websites zugreifen können, ohne dabei den Datenschutz Ihres Unternehmens zu gefährden. Als kompetenter Ansprechpartner für Mobile Device Management unterstützt Conbato Sie nicht nur bei der Implementierung von SOTI MobiControl, sondern steht Ihnen auch bei weiteren Fragen zur Datensicherheit und dem Mobilen Arbeiten jederzeit zur Verfügung.

Samsung Know

Ähnlich wie SOTI MobiControl ist Samsung Knox eine hocheffiziente Mobility Management Software, die den sicheren Austausch von Informationen zwischen Smartphones und anderen mobilen Endgeräten garantiert. Das auf Android Geräten installierte Samsung Knox ist in der Lage, sensible Unternehmensdaten von den persönlichen Daten Ihrer Mitarbeiter zu trennen und isoliert zu behandeln. Diese Trennung schafft zusätzliche Sicherheit in Bezug auf das Mobile Arbeiten mit unternehmensfremden Endgeräten. Besonders praktisch ist auch die Möglichkeit der Kombination von Samsung Knox und Samsung DeX. Schließt der Nutzer das mit Samsung Knox ausgestattete Gerät im Desktop-Modus an einen externen PC, so wird die Datenübertragung zunächst gestoppt. Nach der Koppelung beider Programme profitiert Samsung DeX im Desktop-Modus von den Sicherheitsmaßnahmen der MMS. Hierzu zählen die Etablierung einer Ethernet-Verbindung, das Blockieren unsicherer Apps und automatische Desktop-Timer, die den Zugriff auf Daten nach einem Zeitraum von Inaktivität automatisch verschließt.

Die Zukunft des Mobilen Arbeitens mit Smartphone und MDM-Lösung

Mobiles Arbeiten bestimmt die Arbeitswelt von Morgen. Im Zeitalter der Digitalisierung ersetzen virtuelle Netzwerke und Hotspots Telefonkabel und Netzstecker und befreien die Kommunikation zwischen Angestellten, Vorgesetzten und Kunden von jeglicher Ortsgebundenheit. Mobiles Arbeiten löst als innovative Arbeitsform die Arbeit im Homeoffice ab, erfüllt den Wunsch nach Flexibilität im Arbeitsalltag und Work-Life-Balance auf Seiten der Mitarbeiter und sorgt gleichzeitig für gesteigerte Produktivität und nennenswerte Kostenersparnissen zu Gunsten der Unternehmer. Können wir den Datenschutz priorisieren und mit Hilfe kontinuierlich weiterentwickelter Master-Data-Management Systeme wie Samsung Knox und SOTI MobiControl Risiken des Datenklau minimieren, steht dem Traum von der ortsunabhängigen beruflichen Tätigkeit bald nichts mehr im Wege.

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