Zukunftsorientiertes Telefonieren

Im Zeitalter der Digitalisierung verändern sich die verschiedensten Teilbereiche unseres Alltags, unserer Arbeit, unseres Lebens. Im Bereich der Telekommunikation ist die virtuelle Telefonanlage auf dem direkten Weg, die Funktion der herkömmlichen Telefonanlage ein für alle Mal abzulösen – und das aus gutem Grund. Die Vorteile der Internet-Telefonie sind gerade für Online Unternehmen zahlreich und attraktiv, denn ist die firmeneigene Telefonanlage virtuell eingerichtet, können Mitarbeiter nicht nur von jedem beliebigen Ort im Büro, sondern flexibel von zu Hause oder auf Reisen mit Kunden und Vorgesetzten ins Telefongespräch kommen.

Aber was genau ist eigentlich eine Cloud basierte Telefonanlage und wie funktioniert sie? In diesem Artikel erfahren Sie nicht nur, welche Vorteile Ihnen eine Cloud-Telefonanlage im Vergleich zu herkömmlichen Anlagen bietet, sondern auch, wie Sie die virtuelle Alternative zum Festnetz als moderne, fortschrittliche Lösung in die Evolutionsprozesse Ihres Unternehmens einbinden.

Was versteht man unter einer virtuellen Telefonanlage?

In der Technik werden virtuelle Telefonanlagen auch als VoIP-Telefonanlagen (oder zu deutsch: IP-Telefonanlagen) bezeichnet, was als Abkürzung für Voice over Internet Protocol steht. Anders als bei einem Anschluss über das öffentliche Festnetz oder eine von größeren Betrieben häufig verwendete PBX-Anlage (Private Branch Exchange) werden die gewünschten Sprachdaten hier über eine virtuelle Cloud transportiert und können von Endgeräten auf der ganzen Welt empfangen werden. Voraussetzung für die Nutzung einer Cloud-Anlage ist einzig ein technisches Gerät (Laptop, Computer, Smartphone) mit einer Verbindung zum Internet. Im Gegensatz zur herkömmlichen (PBX-)Telefonanlage sind die Mitarbeiter und Kunden eines Unternehmens mit einer virtuellen Telefonanlage weder an eine Hardware, noch an einen Standort gebunden und können die VoIP-Telefonanlage über spezielle Software Apps (sogenannte Softphones) auf einem beliebigen Endgerät aufrufen.

Bekannte öffentliche Internetplattformen, die bereits VoIP-Technologien verwenden, sind WhatsApp, Facebook Messenger und Skype.

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Wie funktioniert die Online-Telefonanlage?

Die Online-Telefonanlage wandelt in ein Endgerät gesprochene Worte in digitale Signale um und sendet diese anschließend über das Netzwerk der Cloud-Anlage an die Softphone App des Empfängers. Sowohl Sender als auch Empfänger sind dabei über ein verschlüsseltes Session Initiation Protocol (SIP) in der SIP-Software der virtuellen Telefonanlage registriert. Das ISDN-Netz der herkömmlichen Telefonanlage kann über einen Gateway-Adapter mit dem IP-Netz verbunden werden.

Eine der meistgestellten Fragen im Zusammenhang mit diversen Cloud-Tools gilt heutzutage der Sicherheit übertragener Daten. Ist der Inhalt eines Gesprächs über eine virtuelle Telefonanlage sicher? Skeptikern muss man natürlich erst einmal das Argument lassen, dass jegliche Aktivitäten eines Nutzers im Internet nur bis zu einem gewissen Grad wirklich als sicher bezeichnet werden können. Allerdings brauchen Sie sich als Unternehmen mit einem verschlüsselten Internetzugang und einer passwortgeschützten Cloud-Telefonanlage nur bedingt Sorgen zu machen, dass Ihre unternehmensinternen Gespräche irgendwo in den Weiten des World Wide Web aufgefangen werden könnten. In der Cloud-Telefonie erhält jeder Nutzer eine eigene SIP-Adresse, sodass jeder Anwender klar identifizierbar ist.

Tatsächlich sind in der Internet-Telefonie im direkten Vergleich sogar weitaus mehr Sicherheitsmaßnahmen möglich, als in der Telekommunikation über eine herkömmliche Telefonanlage. Neben der professionellen Einrichtung Ihrer virtuellen Telefonanlage können Sie beispielsweise VoIP-Firewalls oder VPN-Tunnel verwenden, um die Sicherheit Ihrer Daten gegen Informations- oder Identitätsdiebstahl im Internet weiter zu steigern.

Trotzdem sollten Sie im Umgang mit IP-Telefonie besonders bei der Übermittlung sensibler Daten lieber Vorsicht als Nachsicht walten lassen und sich von ihrem SIP-Provider über alle möglichen Risiken und zur Verfügung stehenden Sicherheitsmaßnahmen aufklären lassen. Je mehr Nebenstellen und Endgeräte an eine Cloud-Telefonanlage angeschlossen sind, desto höher ist auch das Risiko eines unerwünschten Zugriffs auf den Server durch Außenstehende. Die Generierung komplexer und regelmäßig erneuerter Passwörter ist in der Internet-Telefonie daher dringend zu empfehlen.

Welche Vorteile bietet die Telefonanlage in der Cloud?

Für den Fall, dass Ihr Unternehmen schon viele Jahre auf eine herkömmliche Telefonanlage setzt und diese Art der Kommunikation funktioniert, fragen Sie sich vielleicht – berechtigterweise -, warum Sie überhaupt auf eine virtuelle Telefonanlage umsteigen sollten.

Mit der Entwicklung moderner Technologien und einer globaler Vernetzung des Onlinehandels hat sich auch der Arbeitsmarkt verändert. Besonders jüngere Generationen, aber auch arbeitende Mütter und Geschäftsleute, erwarten Flexibilität am Arbeitsplatz und die Möglichkeit, im Home Office arbeiten zu können. Die Telefonanlage in der Cloud spricht das Bedürfnis des ortsunabhängigen Arbeitens direkt an und erlaubt dem Mitarbeiter die Nutzung der unternehmensinternen Telefonanlage über das eigene Endgerät außerhalb des Büros. So kann die Erreichbarkeit einzelner Mitarbeiter auch außerhalb des Büros verbessert werden und Telefonate mit dem Kunden bequem unterwegs oder zu Hause angenommen werden. Dabei ermöglichen Datenübertragungsraten von bis zu 50 GHz (Glasfaser-Breitband) exzellente Sprachqualität und glasklare Video-Übertragungen in Echtzeit.

Als Unternehmer mit Geschäftssinn werden Ihnen außerdem die finanziellen Vorteile einer virtuellen TK-Anlage zusagen. Da die Mitarbeiter ihre eigenen Endgeräte für Firmengespräche einsetzen können, kann auf stationäre Telefone bei Bedarf selbst im Büro komplett verzichtet werden – so ist mit Platz- und Kostenersparnissen zu rechnen. Da die Telefonanlage in der Cloud an keine Hardware gebunden ist, bleibt Ihr Unternehmen mit regelmäßigen, von Ihrem ISP-Provider durchgeführten Updates laufend auf dem neuesten technischen Stand und brauchen sich um teure Neuanschaffungen in naher Zukunft keine Gedanken machen.

Attraktiv sind auch jene Cloud basierten Funktionen einer VoIP- Telefonanlage, die in der herkömmlichen Telekommunikation zwar möglich waren, aber weitaus weniger glatt abliefen: Gruppenchats mit Bildübertragung und Webkonferenzen sind – bei Verwendung eines Breitband-Internetanschlusses – über eine virtuellen Telefonanlage so einfach und ausfallsicher durchführbar wie nie zuvor. Außerdem ist auch virtuell die Integration wichtiger Business Features wie Anrufbeantworter, Wartemusik und umgeleitete Telefongespräche einstellbar.

Letztlich ist auch die Einrichtung einer virtuellen TK-Anlage einfach und von professionellen IPS-Anbietern im Handumdrehen erledigt. Neue Mitarbeiter können sich zudem einfach in die Cloud-Telefonanlage einwählen, indem sie auf ihren Endgeräten einen Account bei der entsprechenden Software anlegen.

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Möchte man zumindest einen nennenswerten Nachteil der Cloud-Telefonanlage nennen, dann wäre das wohl die Abhängigkeit von einem schnellen Internetanschluss. Zwar kann man für das Gebäude eines Betriebs die fähige Highspeed-Internetverbindung mehr oder weniger garantieren, bei dem Mitarbeiter zu Hause, unterwegs in der Bahn oder in einem Hotelzimmer im Ausland entspricht die Übertragungsrate der Internetverbindung aber nicht immer den Anforderungen einer virtuellen TK-Anlage. Informieren sie sich daher über optimale Bandbreiten für hauseigene Internetanschlüsse, sowie den besten (internationalen) Mobilfunk-Tarif für sich und Ihre Mitarbeiter.

Voraussetzungen für die Cloud basierte Telefonanlage

Damit Sie sich ein besseres Bild von dem genauen Ablauf der Umstellung auf eine virtuelle Telefonanlage machen können, erläutern wir Ihnen die Voraussetzungen für die Cloud basierte Telefonanlage kurz.

Schnelle Internetverbindung

Im Zeitalter des Internets würde man sich wünschen, die Erwähnung einer schnellen Internetverbindung wäre in diesem Zusammenhang selbsterklärend. Leider sind Highspeed-Breitbänder aber noch lange nicht in allen Ecken der Welt – und in Deutschland schon gar nicht – zugänglich. Da die Cloud-Telefonanlage sich auf die kabellose Verknüpfung zweier oder mehrerer Geräte stützt, kann diese nur dann funktionieren, wenn sowohl der Sender, als auch der Empfänger mit dem Internet vernetzt sind. Um den Internetempfang innerhalb eines weitläufigen Gebäudes flächendeckend zu optimieren, können beliebig viele ISP-Nebenstellen installiert werden. Grundsätzlich gilt jedoch: Je größer die Bandbreite des Internetanschlusses (bei Glasfaserübertragung bis zu 50 GHz) desto optimaler ist die Leistung Ihrer Cloud-Telefonanlage. Erkundigen Sie sich daher am besten vor Einrichtung der IP-Telefonanlage bei Ihrem Internetanbieter über die bestmögliche Verbindung.

Kompatible Endgeräte

Die Kompatibilität einer virtuellen Telefonanlage mit diversen mobilen Endgeräten ist ein Vorteil, den Sie und Ihre Mitarbeiter lieben werden. So kann die Telefonanlage in der Cloud über den Desktop im Büro geöffnet werden, aber auch unterwegs vom Smartphone, einem Tablet oder einem Laptop bedient werden. Die Softphone App auf dem entsprechenden Endgerät wandelt dieses in einen vollwertigen Telefonapparat um, mit dem Sie Kunden und Mitarbeiter per Anruf, Videoübertragung oder SMS kontaktieren können. Bei Conbato finden Sie garantiert die passende mobile Business Hardware. Schauen Sie sich unser Angebot an Business Smartphones und Business Tablets gerne näher an.

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Virtuell telefonieren mit Conbato

Conbato bietet Business Kunden verschiedene Lösungen zur Unternehmenskommunikation an. Dazu gehören Mobil-, Internet und Festnetz Tarife und Flatrates, die Umstellung Ihrer herkömmlichen TK-Anlage auf eine virtuellen PBX-Anlage, sowie die Einrichtung von Nebenstellen und die Bereitstellung hochwertiger Endgeräte.

Nehmen wir an, Sie wollten als Unternehmen Ihrer Konkurrenz einen Schritt voraus sein und haben sich für die Investition in eine virtuelle Internetanlage inklusive 2 Nebenstellen, sowie Softphones und ein Smartphone pro Mitarbeiter entschieden. Die kompetenten Techniker von Conbato richten während eines mit Ihnen vereinbarten Termins nicht nur die Cloud-Telefonanlage für Ihr Unternehmen ein, sondern statten auch alle bestellten Endgeräte mit der entsprechenden Software aus. Weiter stellen wir sicher, dass Sie stets über eine lückenlose und zuverlässige Internetverbindung verfügen und die für Ihre virtuelle TK-Anlage benötigten Programme und Technik auf lange Sicht geschützt und auf dem neuesten Stand bleiben.

Und was passiert mit der alten Telefonanlage? Die können sie nach Wunsch natürlich behalten! Tischtelefone und Fax-Geräte können über einen VoIP-Adapter mit dem ISP-Modem verbunden werden und sich so in die Cloud-Telefonanlage einwählen.

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Alexander Winter
Vetrieb & technischer Support
04321 – 206 96 65
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